Dokümanlarda Hızlı Ve Tam Metin Arama Nedir?

İyi bir doküman yönetimi sistemlerinin kullanıcılarına saklanan bilgilere kolaylıkla da erişim ve detaylı arama olanaklarını kişilere sunmaktadır. Özellikle de tam metin ve temel özelliklerinden bir tanesi olarak profil bilgilerine de kolaylıkla girilemeyecek bilgileri bulmak için de vazgeçilmez bir unsur olmaktadır. Ayrıca kullanıcılarına rahatlıkla, belgelerin içeriklerini sorgulayan ve bilgi kaybetmeksizin arşivin tamamına da erişim olanaklarını sağlamaktadır. İndekslenmiş olan bilgilere erişim ise çok hızlı yapılabilmektedir ve özellikle de profil bilgilerine yazılmış olan anahtar sözcükler ve diğer indeks kriterleri sorgulandığında istenilen doküman ve bilgiler kısa sürede ulaşılmaktadır. Kurumsal bir doküman yönetimi sistemleri çözümleri sadece bir çeşit dokümanlar ile çalışmak üzere tasarlanmışlardır.

Kurumlarda taranarak sayısallaştırılan kağıt belgeler olduğu gibi farklı kelime işlemciler tarafından da hazırlanan dosyalar ve farklı tipleri de görüntü dosyalarında yer almaktadır. Bu farklı dosya ve belgeler ise aynı sistemlerin arşivlerinde yer alan görüntülenme sorumluluğu da aynı doküman yönetim sistemleri olmaktadır. Arşiv dolaşımından kalkan evrakların saklandıkları ortamlar olmaktadır ve doküman yönetimi sistemlerinin de buradaki görevi ise ne kadar eski olursa olsun saklanmış olan bütün evraklara erişilmesi kısa sürede sağlanmaktadır. Ancak eğer ki evrakların fiziksel olarak haline ulaşılmak isteniyorsa da fiziksel arşivlerde yerleri bulunmaktadır ve dokümanların otomatik arşivlenmesi de mümkün olmaktadır. Bunlar için de otomatik arşivleme ve bunlara dair çevrim sürelerinin de olması yeterlidir.